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comment classer documents administratifs ?

**Comment Classer Documents Administratifs ?**

Dans ce monde où la bureaucratie règne en maître, il est essentiel de classer efficacement ses documents administratifs pour faciliter la consultation, le stockage et l’archivage. Mais comment faire ? Dans cet article, nous allons découvrir les meilleures méthodes pour classer vos documents administratifs de manière efficace.

**Étape 1 : Regrouper les Papiers**

La première étape consiste à regrouper tous les papiers administratifs qui vous ont été confiés ou que vous devez stocker. Évaluez ensuite la masse de documents et décidez comment vous allez les classer.

**Étape 2 : Trier les Documents**

Pour trier les documents, consultez le fichier « Conservation des documents administratives » qui vous donnera les instructions détaillées pour classer les documents. Faites en quelques étapes :

1. Regroupez par catégorie
2. Classez par date du plus récent au plus ancien
3. Faites du tri selon les délais de conservation

**Méthodes de Classement**

Voici quelques méthodes de classement que vous pouvez adopter :

* **Classeur à Anneaux** : préférez les classeurs à anneaux pour ranger vos papiers. Installez à l’intérieur plusieurs intercalaires qui vous permettront de classer vos papiers.
* **Classeurs par Grand Thème** : optez pour un classeur par grand thème pour faciliter la recherche et la consultation.
* **Numériser les Documents** : numériser vos documents pour les stocker de manière électronique. Attention cependant, si vous scannez vous-même vos documents, ils n’auront pas la valeur juridique de l’original.

**Plan de Classement des Documents**

Avant de classer vos documents, il est essentiel de créer un plan de classement qui définit comment classer les documents en fonction des catégories, des dates et des délais de conservation. Voici quelques conseils pour créer un plan de classement efficace :

* **Regrouper les Charges** : regroupez les charges liées au domicile (abonnements, factures, etc.) et aux prestations maladie.
* **Classez par Date** : classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus ancien.
* **Utilisez un Logiciel de GED** : utilisez un logiciel de gestion de documents (GED) pour gérer vos documents électroniques.

**Conclusion**

Classer efficacement ses documents administratifs est essentiel pour faciliter la consultation, le stockage et l’archivage. En suivant les étapes et les méthodes proposées dans cet article, vous pourrez créer un système de classement efficace qui répond à vos besoins. N’hésitez pas à partager vos expériences et vos conseils dans les commentaires en bas de page !