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quand faut-il une facture pro forma ?

# Quand faut-il une facture pro forma et quand préférer la facture commerciale ?

C’est une question courante pour les professionnels qui expédient des marchandises à l’international ou qui cherchent à clarifier les conditions de ventes avec des clients potentiels. Voici les éléments essentiels à considérer pour déterminer quel type de document convient le mieux à votre situation.

## Facture Pro Forma vs Facture Commerciale : laquelle choisir ?

### Facture Pro Forma

Une **facture pro forma** est essentiellement une ébauche de facture issue de discussions commerciales. Elle définit les conditions d’achat, notamment le prix des produits ou services proposés pour un futur contrat. Elle ne possède pas de numéro de facture et n’est donc pas un document fiscal. Elle est souvent utilisée dans les négociations commerciales pour donner une idée claire des coûts à un futur client.

En résumé, elle sert de point de départ pour un futur contrat ou une commande. Elle comprend généralement :

– Un ouvrage descriptif des articles
– Les quantités fournies
– Les prix respectifs
– Le total du prix

Les avantages d’une facture pro forma incluent :
– Le fait de fournir aux clients une idée précise des coûts avant de passer une commande.
– Permettre de bloquer une commande en consommant en retour du client une facture pro forma.
– Elle est créée par une entreprise active dans les échanges de négociations commerciales avant la signature d’un contrat complet.

### Facture Commerciale

D’un autre côté, une **facture commerciale** est un document définitif émis obligatoirement aux clients pour chaque livraison, vente ou prestation de service. Elle est considérée comme un document fiscal et est utilisée pendant les transactions commerciales.

Sa différence par rapport à la facture pro forma est qu’une facture commerciale :
– Possède un numéro unique,
– Est liée à une commande ou à une facture antérieure,
– Comprend les conditions de paiement,
– Sert de base aux registres fiscaux et comptables de l’entreprise.

## Quand la Facture Pro Forma est-elle nécessaire?

### International

Une facture pro forma peut être pertinente lors de transactions internationales, surtout pour les commandes hors Union Européenne. Elle permet d’établir une estimation des prix et des taxes avant l’enlèvement du colis, nécessaires à l’agence de transport pour le passage par la douane. Elle peut souvent être requise pour obtenir l’autorisation de douane, préalable à l’envoi du colis.

### Négociations Commerciales Initiales

À l’étape préliminaire des relations commerciales, une facture pro forma facilite la compréhension mutuelle entre les parties concernées en donnant aux deux parties une idée claire des conditions de fourniture d’un produit ou d’un service. Elle peut contribuer à l’élaboration de contrats solides et précieux.

### Exemples Pratiques

Une petite entreprise française qui exporte des chaussures vers les États-Unis doit parfois fournir une facture pro forma aux destinataires avant de passer à la phase d’expédition. Les douanes américaines peuvent demander une estimation des taxes douanières, que la facture pro forma fournit efficacement.

### Contrats à Plusieurs Tranches

Pour les contrats qui se déroulent sur plusieurs périodes ou sont réalisés en plusieurs étapes, une facture pro forma peut être très utile. Cela aide à définir clairement le montant qui doit être payé après chaque phase de livraison ou de réalisation du service.

## Quand opter pour une Facture Commerciale?

La facture commerciale est généralement utilisée lorsque la bonne ou le service s’est effectivement livrée, effectuée. Elle joue donc un rôle crucial dans la gestion des paiements et des transactions.

### Transactions Définitives

Il est important de comprendre que la facture commerciale est essentielle lors de transactions définitives. Elle sert à formaliser la vente d’un produit ou la prestation d’un service, et est utile pour le suivi des paiements ou des transactions.

### Exemples Pratiques

Si la petite entreprise française mentionnée précédemment a livré la première commande de chaussures aux États-Unis, elle devra établir une facture commerciale définitive pour indiquer clairement l’ensemble des produits livrés, leur prix unitaire et total, ainsi que les termes de paiement.

## Pourquoi existe-t-il la différence ?

Bien qu’à première vue, une facture pro forma et une facture commerciale ressemblent beaucoup, elles servent différents objectifs au cours du processus commercial.

La facture pro forma est beaucoup plus flexible et peut être modifiée jusqu’à la signature définitive du contrat. Elle donne également aux parties plus de temps pour ne pas être confrontées en même temps aux contraintes, taxes, etc.

D’autre part, la facture commerciale est définitive et ne doit être modifiée qu’après accord des deux parties. Elle définit les conditions précises qui entraîneront le paiement.

## Conclusion

En résumé, choisir entre une facture pro forma et une facture commerciale dépend de la phase du processus commercial que vous traversez. La facture pro forma sert essentiellement à la phase de négociations, tandis que la facture commerciale est nécessaire pour l’effectuation et le suivi de la transaction. Les deux types de factures, bien que similaires, ont des emplois distincts et spécifiques qui les rendent indispensables chaque fois qu’une opération commerciale est lancée.

Si vous naviguez dans l’univers des échanges commerciaux ou des ventes internationales, il est essentiel de comprendre la différence entre une facture pro forma et une facture commerciale pour vous assurer que vous êtes en conformité avec la réglementation et que votre entreprise est protégée de tout risque de désaccord ou de litige futur.

Restez alerte sur ces différences et n’hésitez pas à consulter un professionnel du droit ou de la comptabilité si vous avez besoin de plus d’explications concernant l’utilisation des factures pro forma et commerciales !