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quand dois- je tenir un registre de traitement ?

**Quand devoir tenir un registre de traitements ? Guide RGPD pour les entreprises**
*Protectez vos données et évitez les amendes avec notre guide complet.*

Depuis l’entrée en vigueur du **RGPD** (Règlement Général sur la Protection des Données) en mai 2018, la gestion des données à caractère personnel a connu une profonde transformation. Parmi les obligations clés, le *registre des traitements* est un outil indispensable pour la conformité. Mais dans quelles situations est-il **obligatoire** ? Qui doit le tenir et comment le mettre en place ? Voici tout ce dont vous avez besoin pour éviter les erreurs et les pénalités.

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### **1. Où est-il strictement obligatoire ?**
Le RGPD introduit des critères précis pour déterminer si votre entreprise ou administration est soumise à la tenue d’un registre de traitements. Selon l’**article 30 du RGPD**, ces cas nécessitent une obligation **juridique** :

#### **Cas 1 : Entreprises de plus de 250 employés**
Toutes les structures employant **plus de 250 salariés** doivent tenir un registre des traitements. C’est une conséquence directe de la taille du traitement des données, que ce soit dans le secteur privé ou public.

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#### **Cas 2 : Données sensibles ou traitements non occasionnels**
Même avec moins de 250 salariés, certains cas imposent le registre :
– **Données sensibles** : comme les données de santé, orientations politiques, convictions religieuses, etc. (régies par l’**article 9** du RGPD).
– **Traitements non occasionnels** : si vos activités concernent régulièrement des données personnelles (ex. collecte de formulaires clients, CRM permanent).

En clair : **une PME peut être concernée** si elle travaille avec des données sensibles, même petite en taille.

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#### **Obligations pour les sous-traitants**
Attention : les **sous-traitants** (fournisseurs tiers traitant les données) doivent eux aussi tenir un registre spécifique **pour chaque client** qu’ils servent.

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### **2. Que contient-il exactement ?**
Le registre doit détailler l’ensemble des traitements de données, activité par activité. Voici les éléments obligatoires, selon la CNIL et les guides professionnels (ex. *Reclex Avocats*, *Village Justice*) :
– **Identité du responsable de traitement** et coordinateurs.
– **Description claire des traitements** (nom, finalité, catégories de données). Exemple : « Collecte des données Clients via formulaire de site web pour gestion des commandes ».
– **Base légale** : Consentement, contrat, intérêt légitime…
– **Durée de conservation** des données (pourquoi conserver 5 ans ?).
– **Recipients externes** (ex. banques, services postaux, plateformes cloud).
– **Mesures de protection** mises en place (chiffrement, accès limité).
– **Transferts hors UE** si applicables.

> *Exemple concret* : Une entreprise de 50 employés traitant régulièrement des données de santé (pour un service d’assurance) doit impérativement tenir un registre, même au-delà de son effectif.

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### **3. Comment le maintenir ?**
– **Audit initial** : Inventorier toutes les données collectées et traitées (fiches clients, CV employés, bases emails).
– **Mettre à jour régulièrement** : Chaque nouvelle procédure ou changement requiert une modification du registre.
– **Outillage** : Utiliser des templates types (disponibles sur le site de la CNIL) ou des outils numériques pour faciliter la mise à jour.

*Conseil pour PME* : Même si votre entreprise n’est pas obligée, établir un registre améliore votre conformité et sécurise vos processus.

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### **4. Quelles sont les conséquences en cas de non-respect ?**
– **Amendes CNIL** : Jusqu’à **2 millions €** ou 4% du chiffre d’affaires.
– **Risque juridique** : Les tribunaux prennent en compte la tenue d’un registre pour évaluer votre bonne foi.
– **Perdre confiance clientèle** : Une gestion opaques des données peut ternir votre image.

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### **Questions fréquentes (Foireux à la Registre RGPD)**
– **Q : Je suis auto-entrepreneur, dois-je me soucier du registre ?**
*Réponse* : Non, sauf si vous traitez des données sensibles ou fréquentes (ex. gestion de 1000 clients par an).

– **Q : Je travaille avec un sous-traitant : qui gère ?**
*Réponse* : **Tous les deux**. Le sous-traitant a sa propre registre, indépendament du contrôleur (le client final).

– **Q : Où le conserver ?**
*Réponse* : En interne, accessible en interne, mais pas public. La CNIL pourra exiger de le voir lors d’un contrôle.

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### **Conclusion : Ne laissez plus votre entreprise exposée !**
Plus qu’un formalité, le registre des traitements est un pilier de votrepolitique de protection des données. Même si votre entreprise échappe légalement, opter pour cette pratique renforce votre **transparence** et votre préparation en cas de contrôle.

Pas surs ? Consulter un avocat spécialisé Data Protection ou utilisez des modèles officiels de la [CNIL](https://www.cnil.fr/fr/conseils-au-contrôleur/dossiers/164-risque-de-donnees).

*N’hésitez pas à commenter ou à partager si l’article vous a aidé à clarifier vos obligations !*

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*Vérifiez régulièrement les mises à jour du RGPD et adaptez votre registre. Restez proactifs pour éviter les amendes.*

*N’hésitez pas à explorer nos autres articles sur la protection des données*

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Avec ces conseils, vos équipes peuvent se concentrer sur leur métier, en toute confiance légale. Bonne mise en conformité !