Description

qu’est ce que la gestion des archives ?

**Qu’est-ce que la gestion des archives ?**

La gestion des archives, également appelée Records Management, est un processus qui consiste à organiser, hiérarchiser et conserver les documents devenus archives dès leur création. Ces documents peuvent être physiques ou numériques et regroupent les informations importantes pour la conduite et la pérennité de l’activité de l’entreprise.

**La définition de la gestion des archives**

Selon l’article « La gestion des archives » de la société Arcalys, la gestion des archives est définie comme « l’outil qui permet à long terme et à moindres coûts d’avoir accès à des informations authentiques et à des preuves des réalisations de son organisme, des décisions de ses administrateurs et des droits et devoirs des intervenants à tous les niveaux. »

**L’intérêt de la gestion des archives**

La gestion des archives présente de nombreux avantages, notamment :

* La réduction du nombre de documents perdus ou mal classés
* L’amélioration de l’organisation des documents existants
* La facilitation de la recherche et de la récupération des documents
* L’amélioration du bon déroulement des processus et la gains en efficacité

**Les outils de gestion des archives**

Il existe plusieurs outils de gestion des archives, tels que :

* Le calendrier de conservation : un outil qui indique la durée de conservation des documents et leur sort à l’expiration de cette durée
* Le tableau de gestion d’archives : un état de tous les documents produits et reçus par un service
* La gestion électronique des documents (GED) : un outil qui consiste à numériser les documents et à les stocker de manière sécurisée

**L’importance de la gestion des archives**

La gestion des archives est essentielle pour les entreprises, puisqu’elle permet :

* De participants à la gestion du risque
* De valoriser la démocratie et la transparence administrative
* D’assurer la pérennité de l’information et de la preuve de l’activité de l’entreprise

En résumé, la gestion des archives est un processus crucial pour les entreprises, qui permet de maintenir la transparence, la démocratie et la pérennité de l’information. Il s’agit de mettre en place des outils de gestion des archives pour améliorer l’organisation, la recherche et la récupération de documents, réduire les risques et valoriser la démocratie et la transparence administrative.

**Conclusion**

En conclusion, la gestion des archives est un processus essentiel pour les entreprises, qui permet de maintenir la transparence, la démocratie et la pérennité de l’information. Il s’agit de mettre en place des outils de gestion des archives pour améliorer l’organisation, la recherche et la récupération de documents, réduire les risques et valoriser la démocratie et la transparence administrative.

**Liens utiles**

* [La gestion des archives](https://www.arcalys.com/archivage/definition-gestion-des-archives)
* [Gérer les archives courantes et intermédiaires](https://archives.paris.fr/a/65/gerer-les-archives-courantes-et-intermediaires)
* [Outils de gestion des archives](https://zagoarchivesblog.wordpress.com/outils-de-la-gestion-des-archives)
* [Gestion électronique des documents](https://www.novarchive.fr/gestion-documentaire-electronique)