réponse à une demande d’explication ?
- Répertoriée 20 septembre 2021 1 h 27 min
- Expires: 1682 jours, 10 hours
Description
Comment répondre à une demande d’explication écrite ?
La réponse à une demande d’explication écrite doit être claire, concise et objective. Elle doit répondre aux questions suivantes :
- Quel est le problème ?
- Quelle est votre version des faits ?
- Quelles sont vos excuses ou explications ?
Il est important de rester calme et professionnel dans votre réponse. Évitez les accusations ou les excuses superflues. Concentrez-vous sur les faits et sur ce que vous pouvez faire pour résoudre le problème.
Voici quelques conseils pour rédiger une réponse à une demande d’explication écrite :
- Commencez par reconnaître le problème. Cela montre que vous comprenez la situation et que vous êtes prêt à coopérer pour la résoudre.
- Décrivez les faits de manière objective. Évitez les opinions ou les interprétations personnelles.
- Offrez vos excuses ou explications. Si vous êtes responsable du problème, exprimez vos regrets et expliquez pourquoi cela s’est produit. Si vous n’êtes pas responsable, expliquez ce qui s’est passé et comment vous prévoyez de résoudre le problème.
- Offrez votre coopération. Indiquez comment vous pouvez aider à résoudre le problème.
Voici un exemple de réponse à une demande d’explication écrite :
Objet : Demande d’explication
Madame, Monsieur,
Je vous remercie de votre demande d’explication concernant l’incident survenu le [date].
Je comprends que vous soyez mécontent(e) de ce qui s’est passé. Je tiens à vous assurer que je ne voulais pas créer de problème.
Voici ce qui s’est passé :
[Explication des faits]
Je suis désolé(e) pour la gêne que cela a pu causer. Je vais prendre des mesures pour éviter que cela ne se reproduise à l’avenir.
Je suis à votre disposition pour discuter de ce sujet plus en détail si vous le souhaitez.
Cordialement, [Votre nom]
En suivant ces conseils, vous pourrez rédiger une réponse à une demande d’explication écrite qui sera claire, concise et objective.
Modèle de réponse à une demande d’explication écrite
Objet : Demande d’explication
Madame, Monsieur,
Je vous remercie de votre demande d’explication concernant [le problème].
Je comprends que vous soyez mécontent(e) de ce qui s’est passé. Je tiens à vous assurer que je ne voulais pas créer de problème.
Voici ce qui s’est passé :
[Explication des faits]
Je suis désolé(e) pour la gêne que cela a pu causer. Je vais prendre des mesures pour éviter que cela ne se reproduise à l’avenir.
Je suis à votre disposition pour discuter de ce sujet plus en détail si vous le souhaitez.
Cordialement, [Votre nom]
Exemple de réponse
Objet : Demande d’explication
Madame, Monsieur,
Je vous remercie de votre demande d’explication concernant l’incident survenu le 20 juillet 2023.
Je comprends que vous soyez mécontent(e) de ce qui s’est passé. Je tiens à vous assurer que je ne voulais pas créer de problème.
Voici ce qui s’est passé :
Lors de la réunion du 20 juillet 2023, j’ai fait une présentation sur le projet [nom du projet]. Lors de cette présentation, j’ai commis une erreur factuelle. J’ai indiqué que le projet serait terminé en décembre 2023, alors qu’en réalité, il sera terminé en janvier 2024.
Je suis désolé(e) pour la gêne que cela a pu causer. Je vais prendre des mesures pour éviter que cela ne se reproduise à l’avenir.
Je vais revoir attentivement mes présentations avant de les faire, et je ferai en sorte d’être plus précis dans mes informations.
Je suis à votre disposition pour discuter de ce sujet plus en détail si vous le souhaitez.
Cordialement, [Votre nom]
Conseils de rédaction
- Adaptez votre réponse à la situation spécifique. Si vous êtes responsable du problème, exprimez vos regrets et expliquez pourquoi cela s’est produit. Si vous n’êtes pas responsable, expliquez ce qui s’est passé et comment vous pouvez aider à résoudre le problème.
- Soyez clair et concis. Votre réponse doit être facile à comprendre et à résumer.
- Soyez objectif. Évitez les opinions ou les interprétations personnelles.
- Soyez professionnel. Restez calme et respectueux, même si vous êtes mécontent de la situation.
En suivant ces conseils, vous pourrez rédiger une réponse à une demande d’explication écrite qui sera efficace et professionnelle.
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