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que faire passer en note de frais ?

**Que faire passer en note de frais ?**

Les notes de frais sont un outil essentiel pour les entreprises, car elles permettent aux salariés de justifier les dépenses qu’ils ont engagées dans le cadre de leur activité professionnelle. Mais que peut-on passer en note de frais ? Et quels sont les règles à suivre pour éviter les erreurs et les amendes ?

D’abord, il est important de comprendre ce que sont les notes de frais. Les notes de frais sont des fiches, papier ou dématérialisées, qui servent à justifier les dépenses que les salariés ont engagées en raison de leur activité professionnelle. Voici quelques exemples de dépenses qui peuvent être passées en note de frais : les frais de transports en commun, les billets d’avion, de train ou de bateau, les frais de logement (hôtel, hébergement, etc.) et les frais de restauration (repas d’affaires).

Selon la législation, il n’y a pas de formalisme obligatoire pour les notes de frais, mais il est important de bien documenter les dépenses et de respecter les délais à observer par le salarié et l’employeur.

Mais attention, les notes de frais ne sont pas à tout prix ! Il est important de bien justifier les dépenses et de ne pas surévaluer les dépenses. Selon une étude, 20 % des déclarations sont surévaluées. Pour éviter cela, il est important de bien respecter les règles suivantes :

* Il est important de pouvoir documenter les dépenses, en particulier pour les dépenses supérieures à 150 HT €.
* Il est important de justifier insuffisamment les dépenses : les frais que vous avancez personnellement doivent systématiquement respecter les 3 règles suivantes : être engagés dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de l’activité, être proportionnés ou « raisonnables », être préalablement autorisés par l’employeur.

Enfin, il est important de respecter les obligations des notes de frais, notamment en ce qui concerne les justificatifs à conserver et les délais à observer. Il est également important de bien choisir les transports en commun et de bien justifier les dépenses de restauration.

En conclusion, les notes de frais sont un outil essentiel pour les entreprises, mais il est important de bien comprendre ce qu’il est possible de passer en note de frais et de bien respecter les règles à suivre pour éviter les erreurs et les amendes.